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1. Qui est le responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur ce site est Surpresa Plena, agence immobilière agréée sous la licence AMI 19499, immatriculée sous le numéro d'identification fiscale portugais (NIPC) 515729515, dont le siège est situé Rua Ernesto da Silva 25, 1495-068 Algés, Oeiras, Lisboa.
Pour toute question concernant vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à contacto@surpresaplena.com ou nous appeler au 962 345 240. Compte tenu de la taille et de la nature de notre activité, nous ne sommes pas tenus de désigner un délégué à la protection des données ; ces coordonnées sont notre point de contact pour toute question de confidentialité.
2. Quelles données nous collectons
Nous collectons uniquement les données que vous nous communiquez lorsque vous remplissez un formulaire du site, nous appelez ou nous écrivez :
- vos nom et numéro de téléphone, obligatoires dans tous les formulaires, pour pouvoir vous répondre ;
- votre adresse e-mail, uniquement si vous l'indiquez ;
- les informations de votre demande : ce dont vous avez besoin, la localisation et le type du bien, le secteur et le budget du logement que vous recherchez, ou les montants du crédit que vous souhaitez préparer, selon le formulaire ;
- le message que vous choisissez d'écrire ;
- la langue dans laquelle vous avez utilisé le site et la page depuis laquelle vous avez envoyé la demande, pour vous répondre dans la bonne langue.
L'adresse IP de la personne qui envoie un formulaire est utilisée uniquement au moment de l'envoi, pour bloquer les envois automatiques en masse, et n'est pas conservée avec la demande.
Nous vous demandons de ne pas inclure dans votre message de données sur la santé, la religion, l'origine ethnique ou d'autres catégories particulières de données : nous n'en avons pas besoin pour répondre à votre demande.
Si vous nous contactez par WhatsApp, la conversation passe par le service WhatsApp, qui traite les données conformément à sa propre politique de confidentialité.
3. À quoi servent vos données
Nous utilisons les données pour répondre à votre demande et y donner suite : vous contacter, estimer votre bien, rechercher un logement pour vous, organiser des visites ou préparer votre dossier de crédit immobilier.
Si le contact aboutit à un contrat de médiation immobilière, les données sont également traitées pour exécuter ce contrat et respecter les obligations légales de l'activité, comme les obligations d'identification des clients prévues par la loi portugaise de lutte contre le blanchiment de capitaux (loi n° 83/2017).
Nous n'utilisons pas les données des demandes pour envoyer de la publicité et nous ne les vendons pas ni ne les cédons à des tiers à des fins commerciales.
Le nom et le téléphone sont nécessaires pour vous répondre : sans eux, nous ne pouvons pas donner suite à votre demande. Les autres champs sont facultatifs.
4. Sur quelle base juridique
- Répondre à votre demande et y donner suite (une estimation, une recherche de bien, une visite, l'accompagnement pour le crédit) : il s'agit de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). La case que vous cochez dans le formulaire confirme que vous avez lu cette politique ; ce n'est pas une demande de consentement.
- Exécuter le contrat de médiation immobilière, lorsqu'il existe (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).
- Respecter les obligations légales de la médiation immobilière, comme l'identification des clients et la déclaration des opérations prévues par la loi portugaise de lutte contre le blanchiment de capitaux (loi n° 83/2017), ainsi que les obligations fiscales (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD).
Nous ne vous demanderons votre consentement que pour ce qui ne fait pas partie de votre demande, comme recevoir des nouveautés immobilières par e-mail ou SMS, et toujours au moyen d'une case distincte, non cochée et facultative. Aujourd'hui, le site ne fait pas cette demande.
5. Combien de temps nous conservons les données
- Demandes n'ayant pas abouti à un contrat : [DURÉE, PAR EXEMPLE 12 MOIS] à compter du dernier contact avec vous. Elles sont ensuite supprimées.
- Contrats de médiation immobilière : au moins 5 ans à compter de leur signature (loi n° 15/2013).
- Documents fiscaux, comme les factures portant votre nom et votre numéro fiscal : 10 ans (Code portugais de l'impôt sur les sociétés, Código do IRC).
- Données d'identification exigées par la loi de lutte contre le blanchiment de capitaux : 7 ans à compter de la fin de la relation d'affaires (loi n° 83/2017), utilisées uniquement à cette fin.
Tant qu'un délai légal court, l'effacement que vous demandez ne peut être effectué qu'à l'expiration de ce délai. En dehors de ces cas, vous pouvez demander l'effacement à tout moment.
6. Avec qui nous partageons les données
Les données sont traitées par l'équipe de Surpresa Plena, uniquement dans la mesure nécessaire pour répondre à votre demande.
Nous faisons appel à des prestataires de services techniques qui traitent les données pour notre compte, selon nos instructions et avec des obligations de confidentialité et de sécurité fixées par contrat (sous-traitants, article 28 du RGPD) :
- OVH (OVHcloud), hébergement du site et de la base de données, sur des serveurs situés dans l'Union européenne (France) ;
- Twilio SendGrid, envoi de l'e-mail qui avertit notre équipe de chaque nouvelle demande, avec des serveurs aux États-Unis (voir la section suivante).
Si vous nous demandez un accompagnement pour votre crédit immobilier, les données nécessaires à l'analyse de votre dossier (nom, téléphone, valeur du logement et apport disponible) sont transmises à notre partenaire, Fernandes & Mota Intermediários, Lda (DSIC Algés), intermédiaire de crédit lié immatriculé sous le n° 0007037 auprès du Banco de Portugal (la banque centrale portugaise). Le partenaire traite ces données en tant que responsable de traitement distinct, conformément à sa propre politique de confidentialité. Sans cette demande, aucune donnée ne lui est transmise.
Les données peuvent également être communiquées aux autorités publiques lorsque la loi l'exige, comme l'IMPIC (l'autorité portugaise de régulation de l'activité immobilière), l'Unidade de Informação Financeira (la cellule de renseignement financier portugaise) et l'Autoridade Tributária (l'administration fiscale portugaise).
7. Transferts hors de l'Union européenne
L'e-mail d'avertissement de chaque demande est envoyé par l'intermédiaire de Twilio SendGrid, aux États-Unis. Le transfert repose sur la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (décision (UE) 2023/1795), auquel Twilio a adhéré, et sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission, qui figurent dans le contrat conclu avec Twilio. Vous pouvez vérifier cette adhésion sur la liste officielle du Data Privacy Framework.
Aucune autre donnée des formulaires ne quitte l'Union européenne.
8. Décisions automatisées
Nous ne prenons aucune décision vous concernant de manière exclusivement automatisée et nous n'établissons pas de profil à partir de vos données. Chaque demande est lue et traitée par une personne de notre équipe.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous avez le droit de :
- accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
- demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
- demander l'effacement des données ;
- demander la limitation du traitement ;
- recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format couramment utilisé et demander leur transmission à un autre organisme (portabilité) ;
- vous opposer au traitement ;
- retirer à tout moment le consentement que vous nous avez donné pour quelque chose de facultatif, comme recevoir des nouveautés, sans effet sur ce qui a été fait auparavant.
Pour exercer l'un de ces droits, écrivez-nous à contacto@surpresaplena.com ou par courrier à notre siège. Nous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons. L'exercice de vos droits est gratuit. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de répondre, afin de ne pas remettre vos données à une autre personne.
10. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle
Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément à la loi, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD, l'autorité portugaise de protection des données) : Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal, téléphone +351 213 928 400, geral@cnpd.pt, ou sur www.cnpd.pt. Nous vous remercions de vous adresser d'abord à nous, afin que nous puissions résoudre la situation.
11. Comment nous protégeons les données
- Toutes les communications avec le site passent par une connexion chiffrée (HTTPS).
- Les données personnelles de chaque demande (nom, téléphone, e-mail, message et autres réponses du formulaire) sont conservées chiffrées dans la base de données, et la clé de chiffrement est conservée séparément.
- L'espace de gestion, où l'équipe consulte les demandes, n'est accessible qu'avec un mot de passe et le nombre de tentatives de connexion est limité.
- L'envoi des formulaires est protégé contre les envois automatiques.
13. Modifications de cette politique
Cette politique peut être mise à jour lorsque la manière dont nous traitons les données ou la loi applicable change. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.